Nr 11
(lipiec 2013)

Okresy przechowywania dokumentów "firmowych"

Prowadzenie przedsiębiorstwa, zwłaszcza zatrudnianie pracowników, generuje powstanie szeregu różnych dokumentów, które wielokrotnie winny być przechowywane w firmie przez kilka a nawet kilkanaście lat od daty ich wytworzenia. Każdy przedsiębiorca winien mieć na uwadze, iż okresy te są bardzo różne, w zależności od tego jakiego rodzaju dokumentów dotyczą, najkrótsze wynoszą 3 lata, natomiast najdłuższe 50 lat. Poniżej wskazuję przepisy określające okresy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów "firmowych":

Dokumentacja rachunkowa

Art. 74 ustawy o rachunkowości stanowi, iż zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:

  • księgi rachunkowe - 5 lat,
  • karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,
  • dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
  • dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku, którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
  • dokumentacje przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,
  • dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
Następna strona





Nr 11
(lipiec 2013)
  • dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,
  • pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.

Wskazane okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Mając powyższe na uwadze dokumenty takie jak, np. faktury, umowy zlecenia, rozliczenie samochodów służbowych, przedsiębiorca winien przechowywać przez okres 5 lat. Termin ten należy liczyć analogicznie jak w przypadku dokumentacji podatkowej.


Dokumentacja podatkowa

Powinna być przechowywana przez pracodawcę do czasu upływu terminu przedawnienia jego zobowiązania podatkowego jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, a zatem przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Tak więc PIT-y za 2008 r. winny być przechowywane w przedsiębiorstwie do końca 2014 r.


Dokumentacja ubezpieczeniowa

Dokumenty takie jak zaświadczenia Z3, dot. kontroli zwolnień lekarskich, wyrejestrowania pracowników z ZUS, czy wypłaconych zasiłków rodzinnych, winny być przechowywane przez okres wskazany w art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z brzmieniem cyt. przepisu płatnik składek jest zobowiązany przechować kopie dokumentacji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów je korygujących przez okres 5 lat od dnia przekazania ich do ZUS w formie elektronicznej lub papierowej. Należy jednakże pamiętać, iż termin ten dotyczy jedynie dokumentów złożonych po dniu 1 stycznia 2012 r. W przypadku dokumentów złożonych w 2011 r. lub wcześniej okres przechowywania wynosi 10 lat.

Zgodnie z brzmieniem przepisu zawartego art. 125a ustawy o emeryturach i rentach z FUS płatnik składek musi przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty (np. skrócone listy płac, wykaz nadgodzin, premie uznaniowe, paski do wypłaty, zajęcia komornicze, szkolenia pracowników), przez 50 lat od dnia zakończenia zatrudnienia danego pracownika.

Następna strona





Nr 11
(lipiec 2013)

Inne dokumenty

Przepisy nie zawierają szczegółowych uregulowań dotyczących okresu przechowywania wyciągów z rachunków bankowych. Jednakże w interesie przedsiębiorcy leży przechowanie ich tak długo, jak długo mogą one okazać się potrzebne przy dokumentowaniu praw i obowiązków z zakresu podatków oraz ubezpieczeń społecznych. Podobnie należy postąpić z dokumentami polis. Z uwagi, iż stanowią one dowód opłacenia składki ubezpieczeniowej winny być przechowywane przez Spółkę do czasu upływu okresu przedawnienia, tj. przez okres 3 lat terminu uiszczenia składki.

Przepisy nie zawierają też szczegółowych regulacji dot. przechowywania innych dokumentów, jak np. ewidencja czasu pracy, karty urlopowe, listy obecności, delegacje. Zwracam jednak uwagę, iż pracodawca mając na uwadze okres przedawnienia roszczeń pracowniczych oraz okoliczność, iż mogą one być pomocne w razie sporów sądowych, z ostrożności winien przechowywać takie dokumenty przez okres co najmniej 3 lat od początku roku następującego po roku, którego dotyczą.

Dopiero po upływie wskazanych wyżej okresów dokumenty mogą być zniszczone.


Autor artykułu:
Magdalena Muzyk, radca prawny, kancelaria.mmuzyk@gmail.com
www.prawnik-bielsko.com.pl